نرم افزار BPMS چیست و استفاده از آن چه مزایایی دارد؟

موفقیت در بازار پررقابت فعلی دیگر فقط با علاقه و تلاش امکان‌پذیر نخواهد بود. برای دستیابی به رشد روزافزون و کنار زدن رقبا، سازمان باید به فکر فرایندهای خودکارسازی‌شده باشد که منجر به افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه و افزایش رضایت مشتری می‌شوند. در چنین مواقعی است که بسیاری از مدیران، به مدیریت فرایندهای کسب‌وکار و استفاده از نرم افزار BPMS روی می‌آورند.

نرم افزار BPMS چیست؟

BPM (Business Process Management) یا مدیریت فرایندهای کسب‌وکار، رویکردی برای بهینه‌سازی فرایندهای جاری در یک سازمان است و BPMS، ابزاری برای اجرایی کردن این روش است. استفاده از این نرم‌افزار روزبه‌روز در حال گسترش است؛ تا جایی که در پایان سال 2023 میلادی اعلام شد بیش از 97 هزار سازمان از ابزارهای BPM استفاده می‌کنند.

نرم افزار BPMS یا نرم‌افزار مدیریت فرایندهای کسب‌وکار، راهکاری است که بسیاری از سازمان‌ها از آن برای طراحی، پیاده‌سازی، نظارت و بهینه‌سازی فرایندهای خود استفاده می‌کنند. این راه حل نه‌تنها به کاهش هزینه‌ها منجر می‌شود، بلکه از هدر رفتن زمان جلوگیری می‌کند و بهره‌وری سازمان را بالا می‌برد.

مهم‌ترین مزایای نرم افزار BPMS چیست؟

افزایش بهره‌وری، پیشرفت سازمان و همه‌ی مزایای دیگری که برای استفاده از نرم افزار BPMS ذکر می‌شوند برای هر کسب‌وکاری فوق‌العاده به نظر می‌رسند، اما هیچ‌کدام از این مزیت‌ها بیان نمی‌کنند که مجهز شدن به یک نرم افزار BPMS دقیقاً چه کاری برای سازمان شما انجام می‌دهد. در ادامه، چند مورد از مهم‌ترین مزایای نرم افزار مدیریت کسب و کار را برای شما بیان کرده‌ایم.

1.خودکارسازی فرایندهای خاص کسب‌وکار شما

یکی از مشکلاتی که بسیاری از سازمان‌های بزرگ با آن دست‌وپنجه نرم می‌کنند، مدیریت فرایندهایی است که مخصوص کسب‌وکار آن‌ها است. حتی اگر بهترین نرم‌افزار ERP را خریداری کنید و تمامی بخش‌های سازمان را با یکدیگر یکپارچه کنید، همچنان این احتمال وجود دارد که این سیستم از بعضی از فرایندهای منحصربه‌فرد کسب‌وکار شما پشتیبانی نکند.

استفاده از نرم افزار BPMS این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا فرایندهای خاص سازمان خود را طراحی و بهینه‌سازی کنید. بنابراین BPMS می‌تواند برای زمانی که قصد توسعه‌ی سازمان خود و تغییر یا اضافه کردن فرایندهای جدید به آن را دارید نیز مفید واقع شود.

2.کاهش خطاهای دستی

در سازمان‌های سنتی بسیاری از فرایندها به‌صورت دستی و با درگیر کردن تعداد زیادی از افراد سازمان به جریان می‌افتند. طبیعی است که با چنین شرایطی، احتمال رخ دادن خطاهای دستی در این فرایندها بالا برود. استفاده از نرم افزار BPMS برای خودکار کردن فرایندهای کسب‌وکار، علاوه‌بر آزادسازی زمان نیروهای ارزشمند شما، احتمال ایجاد خطاهای انسانی را نیز کاهش خواهد داد.

3. مدیریت دسترسی کاربران به داده‌ها

در روند هر فرایند ممکن است کارمندان نیاز داشته باشند تا از منابع گوناگون به اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند. در چنین شرایطی اگر اطلاعات متفرقه و غیرضروری در اختیار آن‌ها قرار بگیرد، می‌تواند ترتیب کار آن‌ها را مختل کند و به تاخیر یا خطا منجر شود.

با استفاده از نرم افزار BPMS شما می‌توانید مشخص کنید که چه حجمی از داده‌ها، در چه زمانی و برای چه کارکنانی نمایش داده شود. به این شکل از دسترسی افراد به اطلاعاتی که به آن‌ها نیازی ندارند جلوگیری می‌شود.

4.شناسایی گلوگاه‌های عملیاتی

نرم افزار BPMS در کنار طراحی و خودکارسازی فرایندها، این امکان را برای شما فراهم می‌کند تا قبل از پیاده‌سازی هر فرایند، آن را مدل‌سازی و تست کنید. با امتحان کردن هر فرایند پیش از منتشر کردن آن، می‌توانید گلوگاه‌های عملیاتی احتمالی در هر فرایند خود را شناسایی و آن‌ها را در سریع‌ترین زمان ممکن رفع کنید.

5.پشتیبانی از رشد و توسعه‌ی سازمان

یکی از مشکلات بیش‌تر نرم‌افزارهای سازمانی موجود در بازار این است که نه‌تنها از بسیاری از فرایندهای منحصربه‌فرد کسب‌وکار شما پشتیبانی نمی‌کنند، بلکه ممکن است با رشد پیدا کردن سازمان، دیگر پاسخ‌گوی تمام نیازهای شما نباشند. این در حالی است که نرم افزار BPMS علاوه‌بر پشتیبانی از فرایندهای خاص سازمان شما می‌تواند با رشد شما هماهنگ و مقیاس‌پذیر باشد.

در نرم افزار BPMS به دنبال این ویژگی‌ها باشید

در صورتی که به یک نرم افزار BPMS برای مدیریت تمام فرایندهای سازمان خود نیاز دارید، در زمان خرید به نکات زیر توجه کنید.

·         هماهنگی با نرم‌افزارهای سازمان

نرم افزار BPMS باید این قابلیت را داشته باشد که با سایر نرم‌افزارهایی که در سازمان شما مورد استفاده قرار می‌گیرند هماهنگ باشد. بسیاری از سازمان‌ها از نرم‌افزار ERP، ECM، EDM و... استفاده می‌کنند؛ بنابراین مهم است که نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار بتواند بدون مختل کردن فعالیت‌های این نرم‌افزارهای سازمانی به کار خود بپردازد.

·         کاربری آسان و Low Code بودن

یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی که بهتر است هنگام خرید نرم افزار BPMS به آن توجه کنید، کاربری آسان و کم‌هزینه است. بهترین نرم‌افزارهای BPMS موجود در بازار کاربری راحت دارند و برای استفاده از آن‌ها نیازی به داشتن دانش تخصصی برنامه‌نویسی نخواهید داشت. این موضوع علاوه‌بر این‌که شما را قادر می‌سازد به‌سرعت کار با BPMS را آغاز کنید، شما را از هزینه کردن برای آموزش دیدن نیز بی‌نیاز خواهد کرد.

·         بهره‌مندی از تیم پشتیبانی

پشتیبانی یکی دیگر از ویژگی‌های یک نرم افزار BPMS ایده‌آل است. زمان خرید نرم‌افزار به این نکته توجه کنید که شرکت تامین‌کننده پس از خریداری و تجهیز نرم‌افزار نیز همراه شما باشد و در طول مسیر بهینه‌سازی فرایندها در صورت پیش آمدن سوال یا مشکل به شما کمک کند.

نرم افزار BPMS سیاق

شرکت راهکار نوین سیاق با بیش از 25 سال سابقه‌ی فعالیت در حوزه‌ی طراحی و پیاده‌سازی انواع نرم‌افزارهای سازمانی، یک نرم افزار BPMS منعطف و جامع طراحی کرده است. این نرم‌افزار با پیروی از استانداردهای جهانی BPMN2 و ISO 19510، فرایندهای خاص سازمان شما را با هر سطحی از پیچیدگی، طراحی و بهینه‌سازی می‌کند و با داشتن یک محیط کاربری آسان و قابلیت Drag & Drop، شما را از دانش تخصصی برنامه‌نویسی بی‌نیاز کرده است.

برای دریافت مشاوره و دموی نرم افزار BPMS با متخصصان ما تماس بگیرید.

شماره تماس:

021-58921

021-88109471

021-88552415