فصل آخر روابط عمومی ها

برنامه ریزی یکی از ارکان اساسی در مدیریت است و هیچ کـاری بـدون تـدوین یـک برنامـه مـدون و مکتوب که در آن اهداف، راههای نیل به آنها و زمانبندی این طرح روشن شده باشـد، انجـام نمـی گیـرد. این در بخش، روابط عمومی نیز که یکی از ارکان آن «برنامه ریزی» است، اهمیت مضاعف پیدا میکنـد.

روابـط عمومی لزوماً باید با یک «برنامه عملیاتی» مدون راه خود را به سمت اهداف معین پیش گیرد و حتی برای امـور پیش بینی نشده و بحران های بالقوه اجتماعی ، فکر و برنامه قبلی داشته باشد. عملکرد ضعیف و روزمرگی در روابط عمومی محصول برنامه ریزی ضعیف است. همچنین مدلسـازی از بازخوردهای برنامه ریزی این امکان را فراهم می آورد تا در حین اجرا، سعی شود رفتار خود را با آن مدل مقایسه کنیم.

لذا وجود برنامه، یک طرح و یک راهنمای جامع عملیـاتی؛ ما را در مسیر حرکت و رفتارمان به سمت هدف راهبری میکند و خطاهای ما را در مـسیر راه به ما نشان میدهد و به مثابه یک قطب نما، درصدد اصلاح مسیر بر می آید.

شناسایی، مشارکت و اعتماد عمومی گروه های ذینفع سازمان از اهمیت دو چندان برخوردار است و شروع روند اضمحلال روابط عمومی با بی اهمیت انگاشتن به گروه های ذینفع گره زده می شود، برآورده شدن انتظارات سازمان از روابط عمومی با شناسایی فرصت ها، تهدیـدها و انطباق آنهـا بـا نقـاط قـوت و ضـعف سازمان محقق می شود همچنین پیش بینی موضوعات مهمی که روی سازمان اثر میگذارند و برنامـه هـای لازم و اثرگذار بر مخاطبان خاص که مشارکت و همراهی با سازمان بازخورد آن خواهد بود از ماموریت های اصلی روابط عمومی است و عدم آگاهی با این ادبیات یعنی تعطیلی و حضور در کوچه بن بست.

درک سریع تغییرات و واکنش مـؤثر و بموقع از کارکردهای روابط عمومی در سازمانها مورد انتظار است. متاسفانه در اغلب موارد، باید بحرانی رخ دهد یا جامعه واکنشی نشان دهد یا اتفاق مهلکی رخ دهد تا روابط عمومی ها واکـنش نـشان دهنـد! همچنین روابط عمومی ها در حالتهای بحران به نوعی به تفکرات قالبی همچـون عقـب نـشینی، بهانه تراشی، و یا ساده انگاری گرفتار میشوند.

از آنجا که در تعریف روابط عمومی گفته میشود که این حرفه به حفظ گفـت و شـنود دائـم میـان سازمان، مخاطبان و ذینفعان خود می پردازد، لذا شناخت و درک این مخاطبان برای هر برنامه ریز روابـط عمـومی اهمیت زیادی دارد در عصر حاضر به خوبی باید با مخاطبان خود ارتباط برقرار کرد، و نباید از مکانیزم دانش و ابزارهای روابط عمومی بی بهره بود و استفاده از فناوری های ارتباطی باعث تحول در روابط عمومی شده و می شود. در روابط عمومی الکترونیک به جای بهره گیری از شیوه های سنتی مواجهه با مشتریان یا مخاطبان، از تکنولوژی های الکترونیکی به منظور سهولت، سرعت و فراگیری بیشتر استفاده می شود. در هر صورت فرایند گام گذاشتن روابط عمومی سنتی به عرصه الکترونیک، یک جهش بزرگ و گام اساسی برای ورود به دنیای مجازی محسوب می شود.  

یکی از بروزترین و کارآمدترین روابط عمومی ها، روابط عمومی صنعت نمایشگاهی است که کارکردهای داخلی و  بین المللی آن بر فعالین این حوزه پوشیده نیست و در چند سال گذشته با عبور از بحران های متعدد توانست اثبات کند نمایشگاه  زنده است.

کنتـرل موقعیـتهـای بحرانـی در شرایط وابستگی متقابل، از مهارتهای متخصصان روابط عمومی کارآزموده و بـا تجربـه اسـت. بـا تأکیـد بـر نقش ارتباطات، مدیر روابط عمومی باید با همکاری سایر بخش های مسئول، بحران را مدیریت کند.

هماهنگی با تحولات روز و انتظارات افکار عمومی یکی از مواردی است که باید مورد توجه خاص روابط عمومی ها باشد اما از کسی که در اتاق خود می نشیند  و درب ها و افکار خود را بسته نگه می دارد نباید به عنوان کارشناس یا متخصص روابط عمومی یاد کرد. در هر صورت گاهی اوقات نادیده گرفتن منافع سازمانی(چه در بخش دولتی و چه غیردولتی) اضمحلال روابط عمومی را در پی خواهد داشت.