در گفت‌وگو بامشاور مدیرعامل و مدیر روابط‌عمومی و امور بین‌الملل شرکت سهامی نمایشگاه‌های بین‌المللی مطرح شد
سهم نمایشگاه‌ها از روابط‌عمومی الکترونیک
با توجه به گسترش روزافزون ابزارها و تفکر دیجیتال در زندگی و کار افراد جامعه، روابط‌عمومی‌ها نیز به عنوان نهادهای اطلاع‌رسانی باید برای بهبود کارکردشان، به این شیوه‌های نوین رو آورند.
به گزارش پایگاه خبری گسترش، روابط‌عمومی الکترونیک با تکیه بر فناوری‌های نوین اطلاعاتی و ارتباطاتی، سعی دارد اثربخشی فعالیت‌های روابط‌عمومی را بر اهداف سازمان و به‌ویژه جلب رضایت ذی‌نفعان به حداکثر برساند. روابط‌عمومی و امور بین‌الملل شرکت سهامی نمایشگاه‌های بین‌المللی ایران نیز در عصر اطلاعات با تاکید بر همگونی و همسانی با فرآیند اطلاعات در جهت نو شدن تلاش می‌کند تا با ایجاد و گسترش زیربناهای ارتباطی، ایجاد شبکه‌های اطلاعاتی و جذب نیروهای متخصص، گامی به سوی روابط‌عمومی الکترونیک بردارد. پایگه خبری گسترش به منظور بررسی ویژگی‌ها و امکانات و چالش‌های روابط‌عمومی الکترونیک و لزوم استفاده از آن با محمد سعادتی‌پور، مدیر روابط‌عمومی و امور بین‌الملل شرکت سهامی نمایشگاه‌های بین‌المللی جمهوری اسلامی ایران گفت‌وگو کرده است. با ما همراه باشید:
روابط‌عمومی الکترونیک چه تعریف و مشخصاتی دارد؟ روابط‌عمومی الکترونیک نحوه بکارگیری فناوری‌های جدید ارتباطی و شیوه‌های نوین اطلاع‌رسانی در جهت ارائه خدمات منطبق بر خواسته‌های مخاطبان به طور لحظه‌ای (online) است. به عبارت دیگر روابط‌عمومی الکترونیک با استفاده از فناوری‌های نوین اطلاعاتی و ارتباطاتی، سعی دارد اثربخشی فعالیت‌های روابط‌عمومی را به حداکثر برساند.
چه تفاوت‌هایی میان روابط‌عمومی سنتی و آنلاین وجود دارد؟ روابط‌عمومی الکترونیک در مقایسه با روابط‌عمومی سنتی از نظر هدف و نقش و جایگاه در سازمان، تغییری نکرده، اما از توانمندی به‌مراتب بالاتری از نظر افزایش بهره‌وری و کارآیی و ارتباط مناسب‌تر بین سازمان و مخاطبان آن برخوردار است. یکی از مزیت‌های اصلی روابط‌عمومی الکترونیک، تعاملی بودن آن است. کارگزاران روابط‌عمومی می‌توانند از طریق تریبون‌های آزاد فهرست پستی با همکاران خود در سراسر جهان تعامل داشته باشند و اینترنت این تعامل را آسان‌تر کرده است. این در حالی است که در فرم سنتی روابط‌عمومی، انتقال اطلاعات به طور ناقص انجام می‌شود و هزینه‌های زیادی صرف اشتباهات می‌شود.
در شکل سنتی روابط‌عمومی، کار شما برای راهنمایی مراجعان شامل تهیه بروشور به صورت مکتوب، نصب تابلوی راهنمای طبقات و مواردی از این قبیل بود، اما در شکل جدید روابط‌عمومی با توجه به خدماتی که ارائه می‌دهد و نیازهایی که مخاطبان با آن روبه‌رو هستند، می‌تواند برای گسترش فعالیت‌های خود و کاهش ترافیک کاری به کاربران که از طریق اینترنت به آنها متصل می‌شوند، پیشنهاد استفاده از اطلاعات درج‌شده در سایت را بدهد. در جاهایی که دسترسی به اینترنت ممکن نیست، برنامه‌نویسی و تهیه سی‌دی، درج کامل قوانین و مقررات، مدارک مورد نیاز، آشنا کردن کاربرها با بخش‌های مختلف سازمان، ارائه اخبار داخلی و مجلات و... می‌تواند از موارد و اطلاعاتی باشد که روابط‌عمومی‌ها در اختیار مخاطبان‌شان قرار می‌دهند. از همه مهم‌تر امکان دسترسی یکسان مردم به بالاترین مقام آن سازمان نیز در ارتباط مستقیم‌شان از طریق پست الکترونیک فراهم شده است.
ارتباط روابط‌عمومی الکترونیک با رسانه‌ها چگونه است؟ روابط‌عمومی الکترونیک، ضمن اینکه محدودیت‌های موجود را از بین برده، رابطه بین متخصصان روابط‌عمومی و روزنامه‌نگاران را تغییر داده و این امر نشانگر این است که روابط‌عمومی از پوسته یک شغل رابطه‌ای صرف خارج خواهد شد و به جایگاه شایسته و بایسته خود دست می‌یابد. علاوه بر این در این فضا یک چرخه خبری ۲۴ ساعته به وجود آمده، یعنی مخاطبان سازمان شما در هر زمان و مکان که اراده کنند، می‌توانند به مطالب دلخواه خود دست یابند.
به عقیده شما مزیت‌های روابط‌عمومی الکترونیک چیست؟ تعامل دوسویه با مخاطبان، خارج شدن سازمان‌ها از قیدوبند محدودیت‌های زمانی و مکانی در برقراری ارتباط با مخاطبان، صرفه‌جویی در زمان و ساعات کار در ادارات، دسترسی مستقیم به اطلاعات و خدمات دولتی، کاهش هزینه‌ها، تقویت کارآمدی مدیریت و افزایش رضایتمندی از خدمات، همگی از جمله مزایای روابط‌عمومی الکترونیک است.
ارتباط الکترونیک در سازمان‌ها چه ضرورتی دارد؟ حرکت به سوی الکترونیک شدن روابط‌عمومی‌ها، آنها را موظف می‌کند همیشه خود را به‌روز نگه داشته و از جدیدترین ابزار و فناوری‌ها در انجام وظایف‌شان استفاده کنند. همچنین موجب توسعه طرح‌های موجود در سازمان و فعالیت‌های روابط‌عمومی شده و سازمان‌ها را مقید می‌کند تا با بهره‌گیری از فناوری‌های نوین، ظرفیت‌های جدید ارتباطی و اطلاع‌رسانی خود را تسریع کنند.
موانع موجود در شکل‌گیری روابط‌عمومی الکترونیک در سازمان‌ها چیست؟ فراهم نبودن زیرساخت‌ها و امکانات شبکه‌ای و مخابراتی، نداشتن سواد کامپیوتری کاربران دیجیتال از جمله کارشناسان روابط‌عمومی و مسلط نبودن بر زبان انگلیسی، نداشتن اطلاعات وسیع رسانه‌ای، نداشتن بودجه و نیروی انسانی مناسب و نبود آموزش‌های لازم از سوی متولیان امر از جمله موانعی است که در مسیر الکترونیک شدن روابط‌عمومی سازمان‌ها به چشم می‌خورد.
برای شکل‌گیری یک ارتباط دیجیتال درست و اصولی، باید چه نکاتی را در نظر گرفت؟ پیش از هر چیز رهبر سازمان باید با تدابیر لازم و حمایت از طرح‌های پیشنهادی، روابط‌عمومی‌ها را بری رسیدن به اهداف خود یاری رساند. همچنین ایجاد بینش سازمانی در بین مدیران درباره ضرورت جهت‌گیری فعالیت‌ها و برنامه‌های روابط‌عمومی به سمت الکترونیک شدن و نیز تعهد به تامین و پشتیبانی منابع و امکانات مورد نیاز روابط‌عمومی‌ها از سوی مسئولان از جمله شرایطی است که باید برای توسعه روابط‌عمومی الکترونیک فراهم شود.
روابط‌عمومی الکترونیک چه تاثیری بر مدیریت بهتر اطلاع‌رسانی در سازمان‌ها دارد؟ همان‌طور که از تعاریف سنتی روابط‌عمومی برمی‌آید، این بخش به‌عنوان گلوگاه تبادل اطلاعات داخل و خارج سازمان است. روزانه حجم زیادی از تماس‌های تلفنی، نامه‌های اداری و حضور مستقیم مخاطبان، مشتریان و کارکنان سازمان در این بخش برای دریافت یا توزیع اطلاعات انجام می‌شود. از سوی دیگر نیاز به سرعت‌عمل در دریافت و توزیع اخبار و اطلاعات بین کارمندان و مخاطبان سازمان باعث پیچیدگی بیشتر فرآیندهای کاری می‌شود. در این شرایط همگام کردن روابط‌عمومی‌ها با سرعت بالای تولید اطلاعات برای فعالیت بهینه روابط‌عمومی به عنوان یک ضرورت احساس می‌شود. بنابراین سازمان‌ها با استفاده از عنصر فناوری، روح تازه را در کالبد روابط‌عمومی می‌دمند و از این طریق مدیریت بهتری بر روند اطلاع‌رسانی در سازمان خواهند داشت.
مسیرها و جهت‌های کاری روابط‌عمومی الکترونیک چگونه تعریف می‌شود؟ به طور کلی ۴ جهت کاری عمده برای بخش روابط‌عمومی الکترونیک در سازمان وجود دارد. تهیه و توزیع هدفدار پیام‌های سازمان با استفاده از ابزارهای فناورانه، برنامه‌ریزی برای اتخاذ روش‌های مقرون به‌صرفه در حوزه اطلاع‌رسانی سازمان، تبدیل شدن به برگ برنده مدیران سازمان برای پیشبرد اهداف و رسالت‌ها و بالا بردن تعامل کاری و ارتباطی بین نیروهای سازمان و مشتریان با سازمان از جمله همین جهت‌های کاری حوزه روابط‌عمومی الکترونیک است.
در شرایط فعلی، جایگاه روابط‌عمومی الکترونیک در کشور را چطور ارزیابی می‌کنید؟ ضریب نفوذ اینترنت در کشور ۴۳ درصد و ضریب نفوذ تلفن همراه ۷۵ درصد اعلام شده و این آمار حاکی از این واقعیت است که مردم زمینه لازم را برای دریافت سرویس‌ها و خدمات الکترونیکی دارند. از سوی دیگر با توجه به وضعیت موجود، زیرساخت‌های فناوری اطلاعات در ایران و کیفیت کارکرد روابط‌عمومی‌ها از نظر فعالیت‌های الکترونیک و اینترنتی، می‌توان گفت کشور در مرحله روابط‌عمومی دیجیتال قرار دارد. با این حال ضعف‌هایی نیز در این زمینه وجود دارد که بخشی از دلایل ضعف در استفاده از فناوری‌های نوین در روابط‌عمومی‌های نهادهای دولتی، به وضعیت عمومی فناوری‌های نوین مانند پهنای باند پایین، ضریب نفوذ اندک تلفن همراه در کشور، نبود نسل‌های جدید تلفن همراه و پایین بودن دانش عمومی استفاده از فناوری‌های نوین خلاصه می‌شود. علاوه بر این از دیگر دلایل ضعف روابط‌عمومی الکترونیک در کشور، نبود نیروی انسانی کافی در نهادها و آموزش ندیدن کارکنان متناسب با رشد فناوری‌های جدید است.
در صنعت نمایشگاهی چه اقداماتی در جهت گذر از روابط‌عمومی سنتی به نوین انجام داده‌اید؟ روابط‌عمومی و امور بین‌الملل شرکت سهامی نمایشگاه‌های بین‌المللی ایران نیز در عصر اطلاعات موظف به همگونی و همسانی با فرآیند اطلاعات در جهت نو شدن است که با ایجاد و گسترش زیربناهای ارتباطی، ایجاد شبکه‌های اطلاعاتی و جذب نیروهای متخصص، این امکان را فراهم کرده و در این زمینه گام‌های مهمی برداشته است. در دنیایی که همه‌چیز آن به‌سرعت کهنه می‌شود، با اطلاعات تازه‌تر همه‌چیز هر لحظه نو می‌شود. بر همین اساس هم روابط‌عمومی باید از عملکرد و شکل اولیه و سنتی خارج شود و ضرورت‌های عصر حاضر را درک کند. بر همین اساس ما نیز اقدامات زیادی را برای رسیدن به روابط‌عمومی الکترونیک انجام داده‌ایم.
اطلاع‌رسانی عمومی درباره اهداف، برنامه‌ها، اقدامات و عملکرد شرکت سهامی نمایشگاه‌های بین‌المللی ایران، ایجاد پل ارتباطی میان سازمان و جامعه از راه سنجش افکار عمومی مردم، توسعه روابط داخلی مدیران و کارکنان خدمات فرهنگی و ارائه خدمات فرهنگی، ارتباط مستمر با رسانه‌ها، مشارکت و برنامه‌ریزی برای برگزاری هم‌اندیشی‌ها، کنفرانس‌ها، نمایشگاه‌ها و کمیته‌های مرتبط، آموزش همگانی، تبلیغات و درنهایت مدیریت موثر بر روابط‌عمومی و ایجاد هماهنگی بین واحدهای سازمان از جمله اقداماتی است که در شرکت سهامی نمایشگاه‌های بین‌المللی ایران انجام شده تا این سازمان نیز گامی به‌سوی روابط‌عمومی الکترونیک و مدرن بردارد.
به عنوان نمونه در بحث اطلاع‌رسانی عمومی مواردی از جمله شرکت در جلسات مهم داخلی و خارجی، ارتباط مستمر با مسئولان، دریافت گزارش فعالیت‌ها، طرح‌ها و برنامه‌های واحدهای مختلف، انعکاس فعالیت‌ها، برنامه‌ها و طرح‌های سازمان به مردم، دولت، نهادها و سازمان‌های داخل و خارج از کشور از طریق انتشار نشریه‌های ادواری و غیرادواری، تهیه عکس، اسلاید، فیلم، تیزر تبلیغاتی، آگهی‌های صوتی و تصویری، ایجاد سایت اینترنتی، برپایی نمایشگاه‌ها و همایش‌های اطلاع‌رسانی، سخنگویی سازمان و تهیه بیانیه‌ها و اطلاعیه‌های سازمان و هماهنگی انتشار آنها در رسانه‌ها به چشم می‌خورد.
ارسال نظر