چک الکترونیکی چیست و چگونه کار می کند؟

چک الکترونیکی بخشی از حوزه بانکداری الکترونیکی بزرگتر و بخشی از زیرمجموعه معاملات است که به‌عنوان انتقال وجوه الکترونیکی (EFT) نامیده می‌شود و نه‌تنها شامل چک‌های الکترونیکی بلکه سایر عملکردهای بانکی رایانه‌ای مانند برداشت، سپرده، معاملات کارت به کارت و ویژگی‌های واریز چک از راه دور است. این تراکنش‌ها برای دستیابی به داده‌های حساب مربوطه جهت انجام اقدامات درخواستی به فناوری‌های مختلف رایانه‌ای و شبکه‌ای نیاز دارد.

چک‌های الکترونیکی در پاسخ به معاملات انجام‌شده در دنیای تجارت الکترونیکی ایجادشده‌اند. از چک الکترونیکی می‌توان برای پرداخت هر معامله که چک کاغذی آن را پوشش می‌دهد، استفاده کرد قوانین آن نیز همان قوانینی است که در مورد چک‌های کاغذی اعمال می‌شود.

پردازش چک الکترونیکی مشابه پردازش چک کاغذی است و فقط سریع‌تر انجام می‌شود. به‌جای این‌که مشتری دستی برگه چک را پر کند و آن را به افراد مدنظر خود تحویل دهد، فناوری چک الکترونیکی اجازه می‌دهد تا فرآیند به‌صورت الکترونیکی رخ دهد، با این روش هم در وقت و هم در اتلاف کاغذ صرفه‌جویی می‌شود.

چک‌ الکترونیکی چگونه کار می‌کند؟

پردازش چک الکترونیکی مشابه پردازش چک کاغذی است و فقط سریع‌تر انجام می‌شود. به‌جای اینکه مشتری برگه چک کاغذی را به‌صورت دستی پر کند این فناوری اجازه می‌دهد فرآیند به‌صورت الکترونیکی باشد.

برای پردازش چک الکترونیکی چند مرحله وجود دارد:

درخواست مجوز: کسب‌وکار مورد نظر باید قبل از انجام معامله، از مشتری مجوز بگیرد. این کار را می‌توان از طریق فرم پرداخت آنلاین، فرم سفارش امضاءشده یا مکالمه تلفنی ضبط‌شده انجام داد.

تنظیم پرداخت: پس از مجوز، کسب‌وکار اطلاعات پرداخت را به نرم‌افزار پردازش پرداخت آنلاین وارد می‌کند. اگر این‌یک پرداخت مکرر باشد، این اطلاعات شامل جزییات برنامه تکرار شده خواهد بود.

تایید نهایی و ارسال: هنگامی‌که اطلاعات به‌درستی در نرم‌افزار پرداخت وارد شد، کسب‌وکار برای شروع روند معامله روی "ذخیره" یا "ارسال" کلیک می‌کند.

وجوه واریزی: پرداخت به‌طور خودکار از حساب بانکی مشتری برداشت می‌شود، نرم‌افزار آنلاین رسید پرداخت را برای مشتری می‌فرستد و پرداخت به‌حساب بانکی کسب و کار مورد نظر واریز می‌شود. وجوه معمولا سه تا پنج روز کاری پس از آغاز معامله به‌حساب بانکی فرد واریز می‌شود.

چگونه می‌توان چک الکترونیکی ارسال کرد؟

برای ارسال پرداخت الکترونیکی، باید تایید کنید که کسب‌وکار یا شخصی که برای وی پول واریز می‌کنید دارای حساب پایا (ACH) است یا خیر. این حساب به وی امکان می‌دهد تا از شبکه ACH برای پذیرش پرداخت از طریق انتقال وجه الکترونیکی استفاده کند.

پس از تایید، نحوه پرداخت با چک الکترونیکی به‌این‌ترتیب است:

دریافت‌کننده فرم پرداخت آنلاین را برای شما ارسال می‌کند. شما شماره‌حساب جاری و شماره مسیریابی و همچنین مبلغ پرداخت را تکمیل می‌کنید. با کلیک بر روی "ارسال" به گیرنده پرداخت اجازه می‌دهید تا مبلغ پرداخت را از حساب‌جاری خود برداشت کند.

اگر به گزینه دیگری نیاز دارید، می‌توانید پرداخت‌های eCheck را از طریق تلفن نیز تنظیم کنید. گیرنده از طریق تماس تلفنی ضبط‌شده از حساب‌جاری و شماره‌های مسیریابی شما درخواست ارائه می‌کند. اعداد و همچنین مبلغ پرداخت به یک پایانه پرداخت آنلاین وارد می‌شود. با کلیک روی "پردازش"، پرداخت از حساب بانکی پرداخت‌کننده کسر می‌شود و به‌حساب دریافت‌کننده واریز می‌شود.

مزایای چک الکترونیکی

درحال‌حاضر، بحث‌های زیادی در مورد پرداخت آنلاین صورت گرفته است و دلایل زیادی برای آن وجود دارد. مشتریان بیش از هر زمان دیگر به رایانه‌ها و دستگاه‌های تلفن همراه دسترسی دارند و از این طریق قبض‌های خود و هزینه خدمات را پرداخت کرده و خرید می‌کنند. پرداخت الکترونیکی بسیار سودمند و چک الکترونیکی موجب سهولت شده است. در ذیل علت این محبوبیت ذکرشده است:

هزینه‌های پایین‌تر

هزینه چک الکترونیکی بسیار ارزان‌تر از چک کاغذی است.

راحتی و صرفه‌جویی در وقت

این مزیت چک الکترونیکی ممکن است مربوط به هزینه نباشد اما درواقع می‌تواند یکی از جذاب‌ترین مزایا باشد.

امنیت و قابلیت اطمینان

چک الکترونیکی بسیار ایمن‌تر از چک کاغذی است و دارای یک ویژگی رمزگذاری است که شماره‌حساب، مقدار پول را تایید و حتی با استفاده از یک امضای دیجیتال نام حساب را بررسی می‌کند.

باب کاستاندا، مدیر برنامه‌های حسابداری و امور مالی دانشگاه والدن ایالات‌متحده می‌گوید: چک الکترونیکی هم برای مشاغل و هم برای مشتریان یک برد محسوب می‌شود زیرا پردازش سریع‌تر پرداخت و دسترسی فوری به وجوه سپرده‌شده را امکان‌پذیر می‌کند.

چک‌های الکترونیکی معمولا توسط مشاغل و مشتریان برای پرداخت صورتحساب مورداستفاده قرار می‌گیرند زیرا قابل‌اعتماد هستند و از طریق آنها بلافاصله معاملات انجام می‌شود. همچنین این معاملات برای مشاغل ارزان‌تر از خرید چک و ارسال آنها به‌صورت منظم است.

کاستاندا اظهار کرد: «چک‌های الکترونیکی همچنین هزینه‌های استخدام کارمندان برای پردازش چک‌ها را در مشاغل کاهش می‌دهد.»

احتمال تاخیر پرداخت را از بین می‌رود. پرداخت‌ها می‌توانند به‌صورت دیجیتالی ردیابی شوند و این امر باعث می‌شود تا کسب‌وکارها بتوانند پیگیری پرداختی برای کارمندان و فروشندگان را کنترل و دریابند چه زمانی مشتریان هزینه مربوطه را پرداخت می‌کنند.

مشتریان نیز می‌توانند بودجه و برنامه‌ریزی بهتری داشته باشند زیرا می‌دانند چه زمانی باید هزینه‌هایی مانند وام دانشجویی یا وام خودرو را پرداخت کنند. هنگامی‌که آنان چک الکترونیکی دریافت کنند دیگر نیاز به مراجعه به بانک برای واریز چک و یا استفاده از برنامه تلفن همراه بانک برای واریز نیست.

مایکل رید، رئیس بخش پرداخت یک شرکت خدمات بازرگانی مستقر در مینه سوتا ایالات‌متحده می‌گوید: ازآنجاکه هیچ هزینه مبادله‌ای برای پذیرش چک الکترونیکی وجود ندارد، برای افراد یا مشاغل سودآور است.

وی می‌گوید: به‌خصوص در شرایط فعلی، چک‌های الکترونیکی راهی برای ارسال پرداخت بدون دخالت انسان یا فرآیندهای دستی را فراهم می‌کنند.

سپرده‌های مستقیم معمولا توسط کارفرمایان برای پرداخت حقوق به کارمندان خود و ایجاد سهولت در برنامه پس‌انداز خودکار برای مشتریان استفاده می‌شود.

گرگ مک براید، تحلیلگر ارشد مالی در یک شرکت مالی مستقر در نیویورک اظهار کرد: استفاده از سپرده مستقیم خطر گم‌شدن یا سرقت چک کاغذی را از بین می‌برد، وجوه زودتر از زمان ثبت‌شده در روی چک کاغذی، موجود است و سپرده مستقیم را می‌توان بین بیش از یک حساب تقسیم کرد.

وی ادامه داد: «درحالی‌که ممکن است بسیاری از سپرده‌ها برای پرداخت منظم قبوض به یک حساب‌جاری متصل باشند، یک سپرده مستقیم اضافی می‌تواند به‌حساب پس‌انداز، جهت پس‌انداز اضطراری، پس‌انداز برای تعطیلات یا هدف مالی دیگر به‌طور خودکار انجام شود.»

بلیندا ریانی، مدیرکل سرمایه‌گذاری خدمات مالی کارمندان یک شرکت خدماتی می‌گوید: یکی از نسخه‌های متداول استفاده از چک الکترونیکی، سیستم سپرده مستقیم است که توسط بسیاری از کارفرمایان ارائه‌شده است.

وی بیان کرد: «پیش‌ازاین مشکلی برای برداشتن چک و پول نقد وجود نداشت و اکنون نگرانی‌های بهداشتی و ایمنی مربوط به آن وجود دارد.»

مزیت دیگر چک الکترونیکی این است که نمی‌توان آن را از کیف پول یا صندوق پستی شخصی سرقت کرد اما چک‌های کاغذی هنوز هم باید توسط یک بانک تایید شوند.

وجوه حاصل از چک الکترونیکی بلافاصله در دسترس است و مشتریان می‌توانند از واریز مستقیم توسط کارفرمای خود به‌راحتی از طریق بررسی آنلاین یا از طریق یک برنامه تلفن همراه آگاه شوند.

کوین پویندکستر، مشاور یک شرکت امنیت سایبری مستقر در مک لین، ویرجینیا گفت: «چک‌های الکترونیکی می‌توانند موارد کلاه‌برداری را از بین ببرد یا کاهش دهند. یک شرکت با استفاده از مسیریابی و اطلاعات حساب بانکی مشتری یا بنگاه کسب‌وکار، اطلاعات رمزگذاری شده را به سرویسی منتقل می‌کند که اطلاعات از طریق ابزارهای پیشگیری از کلاه‌برداری و پایگاه‌های داده برای تایید هویت پرداخت‌کننده و خطر معاملات، تایید یا رد می‌شوند.»

چه نوع پرداخت‌هایی را می‌توان با چک الکترونیکی انجام داد؟

چک الکترونیکی و پرداخت الکترونیکی برای هر فردی قابل‌دسترس است. چک‌های الکترونیکی عملکرد خوبی برای پرداخت‌های مکرر دارند. برخی از نمونه‌ها عبارت‌ هستند از پرداخت وام، عضویت در کلوپ‌های سلامتی، پرداخت وام خودکار، پرداخت اجاره، پرداخت کارت اعتباری.

در بعضی موارد این امکان را برای شما فراهم می‌کند که برای برخی از صورتحساب‌ها، از حساب خود یک دوره پرداخت را تنظیم کنید. این مورد در بین مالکان برای مستاجران امری غیرمعمول نیست، درواقع برخی از املاک این امر را به‌عنوان یکی از شرایط اجاره در نظر می‌گیرند. اجاره ماهانه هرماه در همان تاریخ از حساب مستاجر کسر می‌شود.

اکوسیستم جامع

چک الکترونیکی یک اکوسیستم جامع فراهم می‌کند که با تمام طرف‌های درگیر در روند چک ادغام می‌شود و رابط برنامه‌نویسی برنامه کاربردی بانکی (APIs) را برای ادغام با سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتری (CRM)، شناسایی هویت مشتری (KYC)، مدیریت ریسک، صدور، تسویه‌حساب، سیستم‌های بانکی اصلی، کانال‌های بانکی و سایر خدمات ارائه‌شده توسط کاربر نهایی را بررسی می‌کند.

فرآیند نوشتاری ساده

چک سریع الکترونیکی روند نوشتن چک الکترونیکی از طریق ویژگی‌های پر کردن خودکار از طریق شناسه‌های ملی، کدهای ثبت شرکت‌ها یا شماره‌های تلفن همراه را ساده می‌کند. تاریخ‌های چک نیز بر روی یک مقدار پیش‌فرض تنظیم می‌شوند که به‌طور هوشمندانه عادات نوشتاری چک کاربر را کنترل و سازگار می‌کند. برای بررسی‌های مکرر پرداخت چک الکترونیکی از فناوری‌های هوش مصنوعی (AI) و یادگیری ماشین (ML) برای ردیابی رفتار و تشخیص هوشمندانه این چک‌ها استفاده می‌شود.

امضای دیجیتال

چک الکترونیکی با امضای دیجیتال که توسط زیرساخت کلید عمومی (PKI)، یک مرجع معتبر و مجاز تایید امضاء، جایگزین امضاهای دستی می‌شود. تایید امضاهای الکترونیکی دیجیتال که به‌صورت مرکزی نگهداری می‌شوند، نیاز به سیستم‌های فعلی تایید امضاء را برطرف می‌کند، ازاین‌رو تایید انجام‌شده توسط کاربران بانک حداقل ۵۰ درصد کاهش می‌یابد.

صدور دفترچه الکترونیکی

چک الکترونیکی موجب کاهش چاپ چک‌های فعلی شده و روند صدور چک را بهینه می‌کند و زمان آن را از روزها به ساعت‌ها تبدیل می‌کند. یکپارچه‌سازی با سیستم‌های مدیریت چک، این راه‌حل با کاهش هزینه‌های اضافه مربوط به روند فعلی فرآیند صدور دفترچه الکترونیکی را نیز بهینه می‌کند.