هر آنچه باید درباره مدیریت غرفه بدانیم

برای اینکه بتوانید در نمایشگاه‌ها حضوری موفقیت‌آمیز داشته باشید نیاز به یکسری موارد ازجمله زمان درست و اجرای درست وظایف به‌وسیله‌ی گروه اجرای است. با مدیریت درست نمایشگاه‌ها و اجرای دقیق وظایف توسط اعضای گروه و همچنین اجاره تجهیزات نمایشگاهی شما می‌توانید در نمایشگاه حضور موفقیت‌آمیزی داشته باشید.

گسترش نیوز - مشارکت‌کننده برای رسیدن به هدف حضور در نمایشگاه‌ها باید اصول مدیریتی را رعایت کند تا بتواند به موفقیت برسید. در این زمینه به‌کارگیری تجهیزات موردنیاز نمایشگاهی نیز به شما دررسیدن به هدف حضور در نمایشگاه کمک می‌کند. در این گزارش سعی داریم برخی نکات مهم و کلیدی درزمینهٔ حضور ۴ روزه به‌عنوان مشارکت‌کننده در نمایشگاه را باهم مرور کنیم. پس با ما همراه باشید‌: ‌

برای اینکه در هر کاری به موفقیت برسد نیازمند مدیریت درست و اصولی است. این یعنی باید بتوان برنامه‌ریزی دقیق انجام داد و آن را اجرا کرد. در مورد نمایشگاه‌ها نیز این موضوع صدق کرده و بسیار حائز اهمیت است. قبل از هر چیز باید بدانید که از حضور در نمایشگاه چه می‌خواهید! در طول هرسال حدود ۶۰۰ رویداد در کشور برگزار می‌شود. شاید حوزه کاری شما با خیلی از این نمایشگاه‌ها مرتبط باشد، اما قرار نیست در همه آن‌ها حضورداشته باشید.

قطعاً نه زمان شما و نه بودجه شما برای حضور در همه رویدادهای نمایشگاهی کافی نخواهد بود. در این زمینه باید با استفاده از مشاوران حرفه‌ای رویدادهای مورد اهمیت و دارای اولویت بیشتر را از میان دیگر عنوان انتخاب کرده و بر اساس زمان برگزاری، برای حضور در آن‌ها برنامه‌ریزی کنید.

پس از انتخاب رویدادهای موردنظر و کاربردی باید به موارد متعددی ازجمله انتخاب گروه مستقر در نمایشگاه، کالکشن دقیقی از آخرین و بهترین محصولات، شکل و شمایل غرفه و بازاریابی دقیق و حساب‌شده فکر کنید.

مدیریت نمایشگاه با توجه به‌ظاهر و جزییات غرفه نمایشگاهی:

یکی از اساسی‌ترین نکاتی که بسیار حائز اهمیت است و مدیریت غرفه باید به آن توجه کرد، جزییات و ظاهر غرفه است. نخستین چیزی که بازدیدکنندگان با آن مواجه می‌شوند و آن‌ها را جذب می‌کند ظاهر غرفه و تجهیزات نمایشگاهی آن است. برخی شرکت‌ها با توجه به اینکه سالانه در رویدادهای متعددی حضور دارند این تجهیزات را خریداری کرده و برخی دیگر برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها این موارد را اجاره می‌کنند. نحوه تأمین اهمیت دارد اما مهم‌تر از آن انتخاب موارد و کالاهایی است که هم جای کمتری اشغال کنند و هم کاربردی باشند.

رنگ‌ها در غرفه چه تأثیری دارند؟

از ویژگی‌های مهم رنگ‌ها ایجاد حس زندگی و جریان است. همین ویژگی باعث شده تا رنگ‌ها یک عنصر مهم در غرفه باشند و نقش مهمی در موفقیت غرفه داشته باشند. این رنگ‌ها هستند که از حال‌وروز کسب‌وکار شما خبر می‌دهند.

برخی شرکت‌ها تصور می‌کنند که برای رنگ غرفه باید حتماً از رنگ‌سازمانی خود استفاده کنند درصورتی‌که این باور درست نیست. رنگ‌ها تأثیرات انکارناپذیری روی مغز انسان‌ها می‌گذارند و دارای ویژگی‌های خاص هستند به همین دلیل در غرفه باید اول به اثر روان‌شناختی روی مخاطب تمرکز کرد.

در روانشناسی رنگ‌ها را به سه دسته‌ی گرم، سرد و خنثی تقسیم کرده و برای هرکدام تأثیرات جدا گونه‌ای را ذکر کرده‌اند. رنگ‌های گرم به رنگ‌هایی مثل زرد، سبز، قرمز و نارنجی گفته می‌شود. ازجمله ویژگی‌های رنگ گرم می‌توان به القا کردن احساس راحتی، شادی، هیجان، تحریک ذهن و عصبانیت اشاره کرد.

رنگ‌های سرد به رنگ‌هایی مثل آبی و بنفش گفته می‌شود. ازجمله ویژگی‌های رنگ سرد می‌توان به القا کردن حس آرامش، بی‌تفاوتی، سادگی و رضایت اشاره کرد.

و درنهایت رنگ‌های خنثی به رنگ‌های متمایل به سفید و مشکی گفته می‌شود مانند کرم، خاکستری و.... رنگ‌های خنثی در غرفه از اهمیت بیشتری برخوردارند و راحت‌تر می‌توان آن‌ها را در غرفه به کاربرد. آرامش‌بخش و ملایم بودن از ویژگی رنگ‌های خنثی است.

اگر شرکت شما در حوزه تولید محصولات مرتبط با سلامت فعالیت دارد، بهتر است از رنگ‌های سرد استفاده کنید. اگر در حوزه خودرو، حمل‌ونقل یا کالای مرتبط با جوانان کار می‌کنید رنگ‌های سرد و اگر فعال حوزه‌های سخت و صنعتی هستید بهتر است روی رنگ‌های خنثی کارکنید.

بعد از طی کردن مراحل طراحی و غرفه نوبت به غرفه آرایی می‌رسد. اینجا علاوه بر توجه به موضوع رنک باید به نورپردازی هم دقت کنید. این ۲ مورد اثر زیادی روی ذهن افراد می‌گذارند. به همین دلیل اهمیت ویژه‌ای در غرفه دارند. برای غرفه و غرفه آرایی به نکات زیر توجه لازم را داشته باشید:

- یکی از اصول اساسی و مهمی که باید به آن پایبند باشید رعایت کردن هارمونی و هماهنگی بین رنگ‌هاست. در این رابطه رعایت طول‌موج رنگ‌ها که به فام معروف است را حتماً در نظر بگیرید. شما می‌توانید با دانستن فام رنگ‌ها به هارمونی رنگ‌ها باهم دست پیدا کنید.

- از صفت‌های مهم برای رنگ‌ها درخشندگی است. شناخت درخشندگی و میزان آن تأثیر زیادی در غرفه دارد.

- رعایت کردن نورپردازی با توجه به رنگ‌بندی هم اهمیت دارد. مخاطب باید بتواند همه‌چیز را در غرفه با دقت ببیند. بنابراین تمرکز شما باید بر نورپردازی دقیق روی کالاها باشد. فراموش نکنید وضعیت نورپردازی در سراسر غرفه باید به‌گونه‌ای تعریف شود که بتوان از هر سو با نور کافی به تصویربرداری و عکاسی از غرفه پرداخت.

- به کاربرد رنگ‌سازمانی شرکت در غرفه نباید از چارچوب خارج باشد. بهتر است در استفاده از پرچم، رومیزی‌ها و در صورت امکان نورپردازی بخشی از غرفه از رنگ‌سازمانی استفاده شود.

- فراموش نکنید که استفاده از رنگ‌های گرم باعث می‌شود غرفه شما کوچک‌تر به نظر برسد. از سری رنگ‌های پرکاربرد در غرفه می‌توان به رنگ‌های آبی، سبز، نارنجی، سفید و قرمز اشاره کرد. اما گاهی تلفیق چند مورد از این‌ها هم می‌تواند نتیجه مطلوبی داشته باشد.

هدف از غرفه و غرفه آرایی

شاید این سؤال در ذهن شما باشد که هدف از غرفه و غرفه آرایی چیست. چرا باید این‌قدر روی موارد مربوط به دکور، نور و رنگ حساس بود. در پاسخ باید گفت جذب مشتری با استفاده از رنگ‌های تأثیرگذار از اصول همیشگی بازاریابی است.

استراتژی درست غرفه آرایی با انتقال حس آرامش و اطمینان به مخاطب، معاملات شمارا تضمین می‌کند. در این رابطه باید با ایجاد بهترین کارکرد برای فضای غرفه در نمایشگاه بیشترین معاملات را انجام دهید. هر چه غرفه شما جذاب‌تر و خاص‌تر باشد نظر بازدید‌کننده را بیشتر به خود جلب می‌کند که این باعث می‌شود افراد بیشتری از غرفه شما دیدن کنند.

نمای بیرونی یا همان ظاهر غرفه باید به‌گونه‌ای باشد که نوع فعالیت و خدمات شمارا به‌سادگی بیان کند و بازدید‌کننده با تماشای آن بتواند به‌راحتی منظور و مفهوم کار شمارا درک کند.

مدیریت کارکنان و کارکنان غرفه نمایشگاهی:

از نکات مهم دیگری که مدیریت غرفه‌ی نمایشگاهی باید به آن توجه کند، آراستگی کارکنان و کارکنان غرفه است. گفتیم که وضعیت گروه نمایشگاه باید قبل از برگزاری مشخص باشد و مهم‌تر اینکه جایگاه هر کارکنان را در داخل نمایشگاه تعیین کنید.

متأسفانه برخی شرکت‌ها مأموریت هر فرد را در غرفه به‌درستی انتخاب نکرده و از کارکنان می‌خواهند به‌صورت گروهی همه کارها را انجام بدهند. این تاکتیک کاملاً اشتباه است. برخی افراد در غرفه باید امور معرفی کالاها باشند، برخی دیگر باید با مهمانان ویژه گفت‌وگو کنند و برخی دیگر مسئول ارائه خدمات هستند. این جایگاه‌ها نباید باهم ادغام شوند.

کارکنان و کارکنان غرفه باید لباس آراسته داشته باشند اما نه بدان معنا که لباس همه یک‌شکل باشد. این تفکر اشتباهی هست که باید برای همه کارکنان از لباس متحدالشکل استفاده شود. هر فرد بسته به خدمتی که ارائه می‌دهد باید لباس مناسب خودش را داشته باشد. بنابراین شکل لباس مدیر روابط عمومی باید حتماً بالباس بازاریاب یا مسئول خدمات متفاوت باشد.

نشستن در غرفه ممنوع! کارکنان غرفه باید همواره به‌صورت ایستاده خدمات ارائه کنند. نشست پشت کانترهای پاسخگویی روند اشتباهی است که متأسفانه در رویدادهای داخلی بسیار مشاهده می‌شود. با نگاهی به روند غرفه داری در نمایشگاه‌های خارج از کشور می‌توانید متوجه شوید که هیچ کارمندی در غرفه نمی‌نشیند. این بی‌احترامی به مخاطب است.

مدیریت غرفه و موقعیت مکانی مناسب:

یکی دیگر از نکاتی که مدیریت غرفه باید به آن توجه کند موقعیت مکانی غرفه است. یک مدیر قبل از برپایی نمایشگاه مکان غرفه خود را در نمایشگاه مشخص می‌کند. برای مشخص کردن مکان غرفه باید توجه داشته باشید که در مکان پر رفت و آمد و پر بازدید قرار بگیرد تا بتواند به هدف خود در حضور در نمایشگاه برسد. اگر مکان غرفه در جایی باشد که کمتر کسی آن را می‌بیند حضور شما در نمایشگاه به نتیجه نمی‌رسد.

در این رابطه حتماً از کارشناسان نمایشگاهی بخواهید تا بهترین سالن‌ها را به شما معرفی کنند. در این زمینه شاید مجبور باشید کمی هزینه بیشتری انجام بدهید اما نتیجه کار حتماً به نفع شما خواهد بود.