مدیریت فرآیندهای کسب و کار

مدیریت فرآیند ها در سازمان چالش قدیمی با راه حل هایی جدید

در ابتدا معرفی کلی از سیستم مدیریت فرایند کسب و کار داشته باشیم و سپس به معرفی تک تک اجزای آن بپردازیم. مدیریت فرآیند های کسب و کار تشکیل شده از سه مرحله است.

1. شناخت فرآیند آموزش و ایجاد روی کرد فرآیند گرایی در سازمان
2. شناسایی و احصا فرآیند ها
3. مدل سازی فرآیند ها بر اساس زبان های مدل سازی فرآیند

   

در گام اول ابتدا باید رویکرد های نوین مدیریتی از جمله فرایند گرایی را در سازمان جایگزین رویکرد های قدیمی و سنتی از جمله محصول گرایی و واحد گرایی نمایید. در صورت انتخاب گزینه مشاوره مدیریت کسب و کار و همراه نمودن مشاوران و کارشناسان متخصص در مشاوره bpm، این امر از طریق آموزش فرآیند، فرآیند گرایی و مدیریت فرآیند در سازمان رخ خواهد داد. آموزش به پرسنل مهمترین تسهیل گر انتقال از رویکرد های قدیمی به رویکرد فرآیند گرایی خواهد بود. در انتهای این فاز، واحد های سازمانی جای خود را به فرآیند های سازمانی خواهد داد.

 در گام دوم، فرآیند های سازمان شناسایی می گردند. احصا و شناسایی فرآیند ها، ورودی مرحله سوم است. ابتدا باید نقشه کلی از ان چیزی که باید مدل سازی گردد، طرح ریزی شده باشد تا فرآیند و زیر فرایندی ناشناخته باقی نماند. در این مرحله در صورتی که از مشاوره مدیریت کسب و کار استفاده نمایید، تیم مشاوره بر اساس متد های روز دنیا، تمامی فرآیند های شما را شناسایی می نمایند. یکی از مدل های مرجع بین المللی روز دنیا که با استفاده از آن ها فرآیند های سازمان می تواند شناسایی می شوند، مدل مرجع APQC می باشد. در این مدل فرآیندها در پنج قسمت دسته فرآیند، گروه فرآیند ، فرآیند، فعالیت و وظیفه تقسیم بندی می شوند. یکی دیگر از مدل های مورد استفاده، مدل استاندارد ایزو 9001:2015 می باشد. این مدل نیز فرآیند ها را به فرآیند های سطح صفر، سطح یک، سطح دو، فعالیت و وظیفه تقسیم می شوند. اولیت بندی و ترجیحی در استفاده از مدل های شناسایی و احصا فرآیند ها وجود ندارد. بنا به تجربه شخص ، اشخاص یا تیم مشاوره مدیریت فرآیند کسب و کار، انتخاب یک یا چند مدل از موارد معرفی شده، می تواند متفاوت باشد. خروجی این گام، نقشه کلی فرآیند های سازمان، از سطح کلان فرآیند تا فعالیت می باشد. مسئولین و صاحبین فرآیند ها مشخص می گردند.

گام سوم مدل سازی فرآیند ها می باشد. در این گام با توجه به نقشه کلان فرایند ها و فرآیند های شناسایی شده، برای هر فرآیند جریان داده طرح ریزی می گردد. مدل سازی فرآیند می تواند با استفاده از زبان های بین المللی مدل سازی فرآیند ها صورت پذیرد. از جمله زبان های موجود و در دسترس میتوان به    اشاره کرد. پیشنهاد می گردد برای این امر از زبان bpmn2.0 استفاده گردد. چرا که این زبان مدل سازی، علاوه بر این که پر کاربرد ترین زبان مدل سازی فرآیند می باشد، برای گام های بعدی مدل سازی، ینی اتوماسیون فرآیند ها مناسب می باشد. این زبان مدل سازی برای نرم افزار های مدیریت فرآیند کسب و کار bpms ها نیز قابل فهم و استفاده می باشد.

خروجی گام 3 مشخص شدن مراحل انجام کار از ابتدا تا انتها می باشد. در این گام مشخص می گردد که در طی یک فرآیند، چه فعالیت هایی، توسط چه اشخاصی در چه زمانی انجام می شوند. این امر شفافیت مراحل انجام کار و گردش اطلاعات را بالا می برد. یکی از مهم ترین خروجی هایحاصله در این مرحله، شفاف شدن شرح وظایف و غعالیت های محوله به اعضای تیم سازمان در هر یک از فرآیند ها می باشد. هم چنین شاهد مراحل اغاز و پایان و گردش اطلاعات در واحد های مختلف سازمانی با استفاده از مدل سازی خواهیم بود. در صورتی که در زمان مدل سازی، داده های مورد نیاز انتقال در هر محله و غعالیت نیز مشخص شوند، می توان ادعا کرد که تمامی پارامتر های مدل سازی فرآیند تعریف شده اند.

استفاده از نرم افزارهایی مانند ویژوال پارادایم نیز می تواند این موضوع را تسهیل نماید. با استفاده از نرم افزار مناسبی مانند ویژوال پارادایم که قابلیت ارائه شبیه ساز اجرای اجرای فرآیند را نیز داراست، می تواند در تحلیل فرآیند در مرحله ابتدایی کمک شایانی نماید اما :

 چرا باید صاحبین کسب و کار به مدل سازی فرآیند روی آورند ؟

هر سازمان در ابتدای شروع پروژه bpm، دارای یک سری فرآیند اجرایی می باشد که بر اساس تجربه به وضعیت کنونی آغاز پروژه رسیده است. وضعیت کنونی حاصل آزمون ها و خطا ها و تجربیات چندین ساله می باشد. پس فرآیند ها در ابتدا جزئی از دارایی های سازمان می باشند که برای رسیدن به وضعیت کنونیشان زحمت زیادی کشیده شده و هزینه های زیادی را برای سازمان داشته اند. پس حتی مدل سازی وضعیت موجود نیز یکی از مهم ترین دارایی ها و دانش های سازمان تلقی می شوند.

نکته مهم دیگر، بررسی همسویی فرآیند ها با استراتژی های کلان سازمان می باشد. آیا مسیری که فرآیند ها در حال اجرا هستند، همراستا با مسیر کلان تعریف شده می باشند؟ مدل سازی فرایند ها این امکان را به مدیران ارشد می دهد تا فرآیند ها را از منظر هم راستایی با استراتژی های کلان بررسی نموده و در صورت نیاز، آن ها را اصلاح کرده و بهبود دهند.در پایان فرآیند های مدل شده نیاز به اتوماسیون در سازمان خواهند داشت. این اتوماسیون که بسیار مناسب تر از نسل های گذشته اتوماسیون های سازمانی است با پیاده سازی bpms در سازمان اجرایی خواهد شد.

از جمله مزایای دیگر مدل سازی فرآیند ها می توان به موارد ذیل اشاره نمود :

• کشف و حذف مودا ها ( مودا به معنی هر آنچیزی که در سازمان هزینه اضافی ایجاد میکند )
• شناسایی فعالیت هایی که پتانسیل الکترونیکی شدن PAPERLESS را دارا می باشند
• شناسایی فعالیت هایی که تکرار شونده بوده و پتانسیل استفاده از روی کرد رباتیک RPA را دارا می باشند
• آماده سازی بستری برای مکانیزه کردن فرآیند های مدل سازی شده
• چابک شدن سازمان و انعطاف پذیری بالا در مقابل تغییرات
• زمان کمتر آموزش به نیرو های جدید
• ایجاد امکان استفاده از افراد در قسمت های مختلف سازمان
• و ..

موارد ذکر شده تنها بخش کوچکی از مزایای مدل سازی فرآیند ها می باشد. البته یکی از معایب مدل سازی فرآیند ها، زمان بر بودن ای پروژه می باشد که انتخاب مشاور مدیریت کسب و کار و مشاور مدیریت فرآیند می تواند سازمان شما را در کوتاه کردن این زمان و بالا بردن کیفیت خروجی های مورد انتظار، یاری می نماید.