تغییر رویکرد روابط عمومی‌ها از سنتی به الکترونیک

با توجه به گسترش روزافزون ابزارها و تفکر دیجیتال در زندگی و کار افراد جامعه، روابط عمومی‌ها هم به عنوان نهادهای اطلاع‌رسانی باید برای بهبود کارکردشان از این شیوه‌های نوین استفاده کنند. روابط عمومی الکترونیک فعالیتی است که با استفاده از فناوری‌های نوین اطلاعاتی و ارتباطاتی، سعی دارد اثربخشی فعالیت‌های روابط عمومی را در رابطه با اهداف سازمان و به ویژه جلب رضایت ذی‌نفعان به حداکثر برساند.

روابط عمومی الکترونیک نحوه به‌کارگیری فن‌آوری‌های جدید ارتباطی و شیوه‌های نوین اطلاع رسانی در جهت ارائه خدمات منطبق بر خواسته‌های مخاطبان به طور لحظه‌ای (online) به منظور تحقق اهداف روابط عمومی است.روابط عمومی الکترونیک فعالیتی است که با استفاده از فناوری‌های نوین اطلاعاتی و ارتباطاتی، سعی دارد اثربخشی فعالیت‌های روابط عمومی را در رابطه با اهداف سازمان و به ویژه جلب رضایت ذی‌نفعان به حداکثر برساند.

این نوع از روابط عمومی در مقایسه با روابط عمومی سنتی از نظر هدف و نقش و جایگاه در سازمان، تغییری نکرده ولی از توانمندی به مراتب بالاتری از حیث افزایش بهره‌وری و کارآیی و ارتباط مناسب‌تر بین سازمان و مخاطبان آن برخوردار است. یکی از مزیت‌های اصلی روابط عمومی الکترونیک، تعاملی بودن آن است. کارگزاران روابط عمومی می‌توانند از طریق تریبون‌های آزاد فهرست پستی با همکاران خود در سراسر جهان تعامل داشته باشند و اینترنت این تعامل را آسان تر کرده است.

در فرم سنتی روابط عمومی، انتقال اطلاعات به طور ناقص صورت می‌گیرد و هزینه‌های زیادی صرف اشتباهات می‌شود. به اعتقاد دکتر مارلو، این اشتباهات و افزایش هزینه‌ها سبب شده تا کارگزاران روابط عمومی به استفاده از خدمات فناوری اطلاعات به ویژه روابط عمومی الکترونیک گرایش بیشتری پیدا کنند.

در شکل سنتی روابط عمومی، کار شما برای راهنمایی مراجعان شامل تهیه بروشور به صورت مکتوب‌، نصب تابلوی راهنمای طبقات و مواردی از این قبیل بود‌. فرض کنید بسیاری از سازمان‌های رسمی کشور دارای ساختمان‌های متعددی است و شما برای انجام کارتان نیاز دارید به هر ساختمانی و یا آدرسهای متفاوتی مراجعه کنید.

از تهیه مدارک مورد نیاز گرفته تا دانستن محل مراجعه از جمله اطلاعاتی است که اصولاً روابط عمومی‌های سازمان باید آنها را تهیه کرده و در قالب بروشوری به مراجعه‌کنندگان بدهند و یا در اختیار متصدیان مربوطه بگذارند، اما در شکل جدید روابط عمومی با توجه به خدماتی که ارائه می‌دهد و نیازهایی که مخاطبان با آن روبه‌رو هستند، می‌تواند جهت گسترش فعالیت‌های خود و کاهش ترافیک کاری به کاربران که از طریق اینترنت به آنها متصل می‌شوند، پیشنهاد استفاده از اطلاعات درج شده در سایت را بدهد.

در جاهایی که دسترسی به اینترنت ممکن نیست، از طریق برنامه نویسی و تهیه سی دی، درج کامل قوانین و مقررات، مدارک مورد نیاز، آشناکردن کاربرها با بخش‌های مختلف سازمان، ارائه اخبار داخلی و مجلات و... می‌تواند از موارد و اطلاعاتی باشد که روابط عمومی‌ها در اختیار مخاطبانشان قرار دهند. از همه مهم تر امکان دسترسی یکسان مردم به بالاترین مقام آن سازمان نیز در ارتباط مستقیم‌شان ا زطریق پست الکترونیک مهیا شده است‌.