چگونه یک رویداد مجازی موفق برگزار کنیم؟

مقاله‌ای در ارتباط با برگزاری یک رویداد مجازی موفق منتشر شده در exhibition world را در ادامه می‌خوانیم.

گسترش‌نیوز: سیلک هورش مدیر اجرایی بازاریابی و توسعه تجارت شرکت Ungerboeck Software International مقاله‌ای در ارتباط با برگزاری یک رویداد مجازی موفق در exhibition world منتشر کرده است که در ادامه می‌خوانیم.

فقط چند هفته پیش، ما نسبت به برگزاری همایش‌های سالانه خود در ماه مارس احساس خوشبینی می‌کردیم. آنچه در آن زمان اتفاق افتاد، دست ما نبود، گسترش همه گیر Covid-۱۹ و تکان دادن کل صنعت رویدادها. ما نمی‌خواستیم از همایش صرفنظر کنیم، بنابراین با هم نشستیم و روی یک کنفرانس مجازی کار کردیم و محتوی خود را مشتاقانه به اشتراک گذاشتیم.

ما فقط یک هفته فرصت داشتیم تا دستور کار را دوباره بازنگری کنیم، بنابراین زمان عامل اصلی در این پروژه بود. تصمیم ما برای ایجاد این یک رویداد رایگان برای مشتریان، افراد بیشتری را ترغیب به ثبت نام کرد و به ما این امکان را داد که دسترسی را به طرز چشمگیری افزایش دهیم.

بنابراین، چگونه یک کنفرانس چند روزه، پر از جلسات آموزشی، ارائه مشتری، آزمایش محصولات و فرصت‌های شبکه‌سازی را به یک تجربه مجازی به یاد ماندنی و جذاب تبدیل می‌کنید؟

پای خودتان را در کفش شرکت‌کنندگان خود قرار دهید و عناصر مختلفی را که باید در نظر بگیرید برای ایجاد یک تجربه عالی شرکت‌کننده در لیست برنامه‌ریزی‌های خود قرار دهید:

۱) قالب رویداد آنلاین شما

هنگامی که تصمیم دارید یک رویداد چند روزه را به صورت آنلاین برگزار کنید، ممکن است مجبور شوید دوباره زمان و محتوای رویداد خود را مرور کنید. مردم مانند جلوی صفحه نمایش خود، همان توجه در اتاق کنفرانس را ندارند. در نظر بگیرید که جلسات کوتاه تر (۳۰-۴۵ دقیقه) را برگزار کنید، تعداد ارائه در هر مرحله را کاهش دهید و در پایان هر جلسه برای زمان پرسش و پاسخ اطمینان حاصل کنید، همچنین حداقل ۱۵ دقیقه استراحت بین جلسات داشته باشید.

همچنین این نکته را باید در نظر داشته باشید که رویدادهای مجازی به شما امکان می‌دهد دسترسی خود را به خارج از مخاطبان عادی خود گسترش دهید. اگر تصمیم دارید میزبان یک رویداد زنده باشید، افرادی از مناطق مختلف زمانی ممکن است بپیوندند. در نظر بگیرید که جلسات خود را متناسب با آن ترتیب دهید تا بتوانید تعداد بیشتری از افراد در منطقه شما را در خود جای دهید و به وضوح مشخص کنید که در کدام منطقه زمانی جلسات برگزار می‌شود تا از ناامیدی خودداری کنید.

علاوه بر این، ما به شدت توصیه می‌کنیم منابع کافی را برای اجرای کار اضافه کنید: ناظران، مجری‌ها و مجری برنامه ها. مدت زمان لازم برای خلاصه نویسی را دست کم نگیرید. برای تست اسلایدها و مجموعه فنی ارائه دهندگان خدمات(سرعت اینترنت، صدا و وب کم) برای تیم کنفرانس باید تمرینات اجباری انجام شود.

در آخر، KPI‌های خود را برای رویداد خود به روشنی مشخص کنید: برای دستیابی به چه چیزی تلاش می‌کنید؟ با تعیین اهداف خود، این امر به شما کمک می‌کند تصمیم بگیرید که آیا ثبت نام‌کنندگان باید برای حضور در آنها هزینه پرداخت کنند، اگر جلسات به صورت آنلاین در دسترس باشد و چگونگی پیگیری شما با شرکت‌کنندگان بعد از این رویداد چطور خواهد بود.

بازاریابی و ارتباطات

هنگام میزبانی یک رویداد مجازی، می‌توانید به راحتی میزان حضور خود را افزایش دهید زیرا افراد می‌توانند بدون توجه به مکانی که در آن قرار دارند، به آن بپیوندند. آنها نیازی به سفر و هزینه مسکن ندارند و فقط با دو کلیک می‌توانند در قلب این رویداد باشند. وقتی کنفرانس هایمان را به صورت آنلاین جابه‌جا کردیم، توانستیم در کمتر از یک هفته با یک ارتباط آنلاین قوی، میزان حضورمان را سه برابر کنیم.

وب سایت رویداد

وب سایت رویداد شما در مرکز رویداد شما قرار دارد و به عنوان کانون برای شرکت‌کنندگان در نظر گرفته می‌شود. این منبع اصلی اطلاعات برای شرکت‌کنندگان شما است و باید برنامه‌ای روشن با دسترسی مستقیم به جلسات مختلف موجود، منطقه زمانی ارائه جلسات، نام اسپیکرها و پیوند ثبت نام به این رویداد را دربردارد.

Chatbot

از Chatbot وب سایت خود برای پاسخ دادن به سؤالات قبل از رویداد، بلکه در کل کنفرانس استفاده کنید تا در زمان واقعی پشتیبانی را ارائه دهید. chatbot ما در کنفرانس‌های مجازی ما پنج برابر بیشتر از معمول مخاطب داشته است. به عنوان یک ابزار کمک مشتری دوست، امکان تعامل مستقیم با شرکت‌کنندگان را فراهم می‌کند و برای حل مشکلات اتصال احتمالی، کمک فوری را ارائه می‌دهد.

بازاریابی ایمیلی

قبل از رویداد، رویداد خود را با ارتباط جمعی از طریق ایمیل به پایگاه داده خود تبلیغ کنید. شرکت‌کنندگان را آگاه نگه دارید و اطلاعاتی در مورد نحوه اتصال را برای آنها ارسال کنید. به جلسه، و برای آنها نظرسنجی ارسال کنید.

رسانه‌های اجتماعی

از کانالهای رسانه‌های اجتماعی خود برای تبلیغ کردن درباره رویداد خود و تبلیغ مطالب و سخنرانان استفاده کنید. پیش نمایش جلسات را ارسال کنید، بایگانی سخنرانان را به اشتراک بگذارید، با پیروان تعامل داشته باشید و هشتگ رویداد را معرفی کنید که نه تنها در طول رویداد بلکه قبل و بعد از آن استفاده خواهید کرد.

تعامل در طول رویداد

یکی از بزرگترین چالش‌های رویدادهای مجازی این است که شرکت‌کنندگان خود را درگیر مشارکت کنید وقتی که نمی‌توانید واکنش مردم در ارائه خود را ببینید. برای حاضران بسیار ناامید‌کننده است که نتوانند زبان بدن مخاطبان خود را بخوانند و نسبت به آنچه می‌توانند در اتاق ببینند واکنش نشان دهند. چند ابزار وجود دارد که می‌تواند به شما در ارتباط برقراری ارتباط با شرکت‌کنندگان کمک کند، مانند:

نظرسنجی ها: به ارائه دهندگان خود بخواهید در طول ارائه خود نظرسنجی اضافه کنند. این به آنها کمک می‌کند تا درک بهتری از مخاطب در آن سوی صفحه داشته باشند.

پاسخ زمان واقعی به سوالات توسط یک مجری: به مشتریان اجازه دهید در طول ارائه سؤالات ارسال کنند و همانطور که می‌آیند پاسخ دهند.

پرسش و پاسخ در پایان جلسه: به شرکت‌کنندگان پیشنهاد می‌کند که در پایان جلسه سؤال‌های دیگری ارسال کنند و به ارائه دهنده کمک کنید تا قبل از پاسخ دادن، سؤال را با صدای بلند بخواند.

اعلان‌های متنی یا اشتراک‌گذاری محتوا در طول جلسه، به عنوان مثال از طریق یک ابزار گپ شامل

کانال‌های اجتماعی: برای رویدادهای مجازی خود یک هشتگ # ایجاد کنید و درمورد جلسات خود به صورت زنده در توییتر قرار دهید. شرکت‌کنندگان را تشویق کنید که همین کار را انجام دهند و با یکدیگر زندگی مشترک برقرار کنند. استفاده از رسانه‌های اجتماعی به عنوان یک خوراک به شما کمک می‌کند تا برای رویداد و برند خود دید بیشتری کسب کنید. اطمینان حاصل کنید که شخصی در دسترس است تا در گفت‌وگوها شرکت کند و بحث را تعدیل کند.

ایده‌های سرگرمی را در طول استراحت در نظر بگیرید، به عنوان مثال "تمرین" کوچک (حرکات کششی و غیره) یا موسیقی و فیلمهای تبلیغاتی برای جلسات آینده

بعد از رویداد

تمام مطالب (فیلم‌ها و اسلایدها یا جزوات) باید بلافاصله بعد از کنفرانس برای شرکت‌کنندگان در دسترس باشد، به عنوان مثال از طریق وب سایت رویداد با ورود امن شرکت کنندگان. همه آنها مشتاق به اشتراک‌گذاری مطالب با همکاران خود هستند، بنابراین توصیه می‌شود اندازه پرونده به راحتی قابل هضم و قالبهای متداول تهیه شوند.

به عبارت دیگر

یکی از مهم‌ترین نکته‌های مهم ما این است: ارزش رویدادهای چهره به چهره غیرقابل انکار است. با وجود بازخورد خوبی که از جامعه خود دریافت کردیم، همه ما جلسات و تعاملات شخصی را از دست دادیم. این بیماری همه گیر ما را وادار کرد تا دوباره به فکر قالب جدید برای امسال باشیم. مطمئناً یادگیری‌های زیادی وجود دارد که ما در هنگام تعریف استراتژی کلی رویداد برای کنفرانس‌های بعدی به کار خواهیم برد.

و به تعبیری وسیع تر این واقعیت برای کل صنعت صادق است. وقتی همه ما از این بحران خارج شویم منعکس‌کننده تجربیاتی است که ما ساخته‌ایم، همان رویداد‌های قبلی را برگزار نمی‌کنیم. رویدادهای ترکیبی در آینده بسیار مهم تر خواهند شد و ما باید راه هایی برای تجاری‌سازی عناصر مجازی بیابیم.

منبع: عصر نمایشگاه