از امروز با اتوماسیون کسب و کار فراگستر کار کنید!

بکارگیری و پیاده‌سازی اتوماسیون اداری در سازمان‌ها و کسب و کارها، به امری حیاتی و ضروری تبدیل شده است و در سراسر جهان، شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ و کوچک برای بهبود عملکرد، کاهش هزینه‌ها و افزایش بهره‌وری، فعالیت‌ها و فرایندهای خود را به کمک سامانه‌ها و نرم‌افزارهای مختلف، الکترونیکی و خودکارسازی می‌نمایند؛ در ایران نیز با حرکت دولت و همراهی سازمان‌ها برای تحقق دولت الکترونیک و به‌روز کردن سیستم اداری، استفاده از سامانه اتوماسیون اداری در حال گسترش است.

اتوماسیون اداری فراگستر به عنوان یکی از بازیگران اصلی این حوزه، اینجاست تا پاسخگوی تمامی نیازهای سازمان‌ها و کسب و کارهای ایرانی برای تسهیل، مدیریت و خودکارسازی فعالیت‌ها و فرایندهای آن‌ها باشد؛ در ادامه با اتوماسیون کسب و کار فراگستر و قابلیت‌های ویژه و مزایای آن آشنا خواهیم شد.

اتوماسیون اداری فراگستر، جعبه ابزار حرفه‌ای سازمان‌ها!

فراگستر با بیش از دو دهه فعالیت در زمینه تولید و توسعه نرم افزار اتوماسیون اداری و همچنین پیاده‌سازی سامانه اتوماسیون اداری در بیش از 2600 سازمان، شرکت و کسب و کار ایرانی و در اختیار داشتن بیش از 600 هزار کاربر، به تمامی نیازها و دغدغه‌های سازمان‌ها و مدیران برای افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد و مدیریت متمرکز و یکپارچه اطلاعات، ارتباطات و فرایندها آشنا است و قابلیت‌ها و کاربردهای مختلفی را در تحقق این امر در سامانه اتوماسیون فراگستر توسعه داده است.

نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر از زیرسیستم‌های مختلفی تشکیل شده، که هر کدام قابلیت‌های مخصوص به خود را دارند و به صورت یکپارچه و متمرکز در کنار هم فعالیت می‌کنند. در ادامه با بیشتر با این زیرسیستم‌ها و قابلیت‌های هر کدام آشنا می‌شویم.

قابلیت های اتوماسیون اداری فراگستر

همان‌طور که اشاره کردیم، اتوماسیون کسب و کار فراگستر از زیرسیستم‌های متنوعی برای مدیریت یکپارچه و متمرکز مکاتبات، اطلاعات و فرایندها در سازمان برخوردار است، که هر کدام از آن‌ها نیز ابزارها و قابلیت‌های متنوعی دارند؛ این زیرسیستم‌ها عبارت‌اند از:

1- مدیریت مکاتبات

سیستم مدیریت مکاتبات اتوماسیون فراگستر، ابزاری تخصصی برای مدیریت مکاتبات اداری – اعم از صادره، وارده و داخلی –فرم‌ها و درخواست‌ها و گردش آن‌ها در سازمان است؛ سیستم مدیریت مکاتبات فراگستر با امکانات و قابلیت‌هایی که دارد، می‌تواند به عنوان هسته مرکزی سازمان‌ها و کسب و کارها در بحث نامه‌نگاری و گردش مکاتبات تبدیل شود. قابلیت‌ها و ابزارهای مدیریت مکابتات اتوماسیون اداری فراگستر به تنهایی پاسخگوی طیف گسترده‌ای از نیازهای سازمان‌ها و کسب و کارها در راستای خودکارسازی و الکترونیکی کردن فرایندهای اداری و حذف کاغذ از سازمان‌ها است. برخی از مهم‌ترین قابلیت‌های این زیرسیستم عبارت‌اند از:

• کارتابل الکترونیکی و گردش مکاتبات
• دبیرخانه تخصصی و تحت وب
• پیام رسان سازمانی (چت سازمانی)
• یادداشت و یادآوری
• سامانه تبادل فایل
• تقویم سازمانی
• مدیریت جلسات
• مدیریت بسته‌ها و مرسولات
• افزونه یکپارچه Word
• میزبانی وب
• سیستم اعلانات پیامکی
• و...

2- مدیریت مستندات

علاوه بر مدیریت و به گردش انداختن مکاتبات و فرم‌ها در سازمان، اتوماسیون فراگستر قابلیت مدیریت اسناد و مدارک سازمانی را نیز فراهم کرده است؛ با استفاده از زیرسیستم مدیریت مستندات فراگستر، سازمان‌ها برای آرشیو و بایگانی مستندات خود دیگر به اتاق‌ها، پوشه‌ها و قفسه‌ها نیازی ندارند و می‌توانند در محیط امن و کاربرپسند اتوماسیون اداری، تمامی مستندات خود را به صورت الکترونیکی ثبت، دسته‌بندی و بایگانی نمایند. برخی از قابلیت‌ها و امکانات زیرسیستم مدیریت مستندات اتوماسیون اداری فراگستر عبارت‌اند از:

• کتابخانه اسناد با امکان پوشه‌ها و پرونده‌ها به صورت درختواره
• امکان کارگروهی بر روی اسناد
• کنترل و نگهداری نسخه‌های قبلی اسناد
• بهبود کیفیت و نویزگیری تصاویر بدنه اسناد
• ارسال/دریافت مستندات از طریق نامه، ایمیل و فکس
• ایجاد ارتباط بین نامه‌ها و اسناد
• تعریف سطوح دسترسی کاربران به مستندات
• تعریف و طراحی قالب‌های آماده برای ایجاد سند
• و...

3- مدیریت فرایندهای کسب و کار  BPMS

فرایندها عضو جدایی ناپذیر سازمان‌ها و کسب و کارها هستند و خودکارسازی آن‌ها، گامی بزرگ در راستای افزایش بهره‌وری و بهبود عملکرد محسوب می‌گردد؛ زیرسیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار یا همان BPMS، ابزاری تخصصی برای مدل‌سازی، طراحی، اجرا و خودکارسازی فرایندهای سازمانی محسوب می‌گردد؛ سازمان‌ها و کسب و کارها با استفاده از قابلیت‌های زیرسیستم BPMS فراگستر، می‌توانند به سادگی در محیطی گرافیکی به کمک المان‌ها و نمادهای بصری – بر اساس استاندارد مدلسازی فرایند BPMN 2.0 – انواع مختلفی از فرایندها و زیرفرایندهای ساده و پیچیده را طراحی و خودکارسازی نمایند. برخی از قابلیت‌های زیرسیستم BPMS اتوماسیون کسب و کار فراگستر عبارت‌اند از:

• یکپارچگی کامل با کارتابل الکترونیکی اتوماسیون اداری
• طراحی فرم‌ها و فرایندها به صورت Dragable
• طراحی فرم‌‌ها و فرایندها به صورت کاملا واکنش‌گرا (Responsive)
• پشتیبانی کامل از معماری سرویس‌گرا SOA
• تعریف فرایندها به صورت نامحدود
• سفارشی‌سازی ساختار گرافیکی فرم‌ها
• اتصال به سایر سامانه‌های سازمان
• مانیتورینگ و ارزیابی عملکرد فرایندها
• و...

4- مدیریت ارتباطات چندسازمانی

بسیاری از سازمان‌های دولتی و غیردولتی، ساختار چندسازمانی یا هلدینگی دارند و ایجاد یک بستر ارتباطی و مکاتباتی یکپارچه و متمرکز، یکی از نیازهای مهم این سازمان‌ها محسوب می‌گردد؛ اتوماسیون فراگستر در راستای پاسخ به این نیاز، زیرسیستم چندسازمانی را در اختیار سازمان‌ها و کسب و کارهایی که ساختار هلدینگی دارند، قرار داده است. با استفاده از قابلیت چندسازمانی، سازمان‌های مادر می‌توانند سازمان‌های عضو را بر اساس جایگاه و سلسله مراتب ارتباطی، به صورت درختواره تعریف نمایند و درگاه‌های دبیرخانه مختلفی برای آن‌ها تعیین کنند، تا سازمان‌های عضو به راحتی قادر به ارسال و دریافت مکاتبات با یکدیگر و پیگیری آن‌ها باشند. برخی از قابلیت‌های زیرسیستم چندسازمانی عبارت‌اند از:

• تعریف درختواره سازمان‌های مرتبط (عضو هلدینگ)
• تعریف نوع سازمان و تعیین دسترسی جهت ارسال/دریافت مکاتبات بین سازمانی
• تعریف چارت سازمانی به ازای هر کدام از سازمان‌های عضو
• تعریف قالب‌های نامه به ازای هر سازمان
• امکان مشاهده ارجاعات نامه‌های بین سازمانی
• و...

5- مدیریت کارها و وظایف تیمی

آخرین زیرسیستمی که در این مقاله معرفی و بررسی می‌کنیم، زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی است. هدف این زیرسیستم، مدیریت بهینه کارهای تیمی و افزایش روحیه همکاری و کارگروهی در سازمان است. زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی اتوماسیون فراگستر، در قالب یک Scrum Board پیشرفته، به مدیران و کارکنان اجازه می‌دهد تا تمامی Task‌‌‌‌ها، پروژه‌ها و وظایف و کارهای خود را مدیریت نمایند و سیر پیشرفت آن‌ها را زیر نظر بگیرند. برخی از قابلیت‌های مهم زیرسیستم مدیریت کارها و وظایف تیمی عبارت‌اند از:

• تعریف فضاهای کاری جداگانه
• تعریف پروژه‌ها و بوردهای فعالیت
• مدیریت کارها در قالب کارت
• انتساب افراد به فضاهای کاری، پروژه‌ها، بورد‌ها و کارت‌ها
• ایجاد چک لیست برای انجام کارها
• پیوست و الصاف فایل‌های مجاز به کارت‌ها
• تعیین مهلت انجام کارها
• و...

اتوماسیون اداری فراگستر ابزاری کامل و جامع برای مدیریت جنبه‌های مختلف یک سازمان و کسب و کار (ارتباطات، اطلاعات و فرایندها) محسوب می‌گردد و در این مقاله تنها برخی از مهم‌ترین قابلیت‌ها و کاربردهای آن بررسی شدند و برای کسب اطلاعات بیشتر می‌توانید به وبسایت اتوماسیون کسب و کار فراگستر به نشانی businessautomation.ir مراجعه نمایید